Sekretär*in - Oberarztsekretariat (m/w/d)

Universitätsklinikum Heidelberg
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Sie möchten in einem spezialisierten klinischen Umfeld arbeiten und mit Ihrer Organisationsstärke einen wichtigen Beitrag zur Patienten*innenversorgung leisten? In der Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen erwartet Sie ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Medizin, Administration und Kommunikation. Sie arbeiten eng mit Ärzt*innen, Patient*innen und interdisziplinären Teams zusammen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Oberarztsekretariat. Freuen Sie sich auf ein kollegiales Arbeitsumfeld, moderne Arbeitsstrukturen sowie vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten in einem universitären Spitzenmedizin-Umfeld. 

  • Job-ID: V000015817
  • Einsatzgebiet: Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen
  • Einsatzort: Heidelberg
  • Tätigkeitsbereich: Management / Administration
  • Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
  • Veröffentlicht: 25.08.2026
  • Befristung:Unbefristet
  • Vertrag:TV UK
Einblick in Ihre Aufgaben
  • Organisieren und koordinieren Sie sämtliche administrativen Abläufe des Oberarztsekretariats inklusive Terminmanagement und Bürokommunikation
  • Erstellen Sie schriftliche Korrespondenzen sowie medizinische Dokumente und Arztbriefe in enger Abstimmung mit den Ärzt*innen
  • Pflegen, dokumentieren und archivieren Sie Patient*innendaten unter Berücksichtigung geltender Datenschutzstandards
  • Gewährleisten Sie einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Patient*innen, Besucher*innen und den medizinischen Fachbereichen
  • Übernehmen Sie die Vertretung des Chefsekretariats sowie der KIWU-Leitstelle bei Bedarf
  • Koordinieren Sie die Materialverwaltung und unterstützen Sie bei Beschaffungsprozessen
  • Bearbeiten Sie administrative Personalthemen, pflegen Urlaubskalender und unterstützen organisatorische Abläufe im Team
Ihr Profil
  • Abgeschlossene Berufsausbildung als Sekretär*in, Medizinische*r Fachangestellte*r (MFA) oder eine vergleichbare Qualifikation
  • Sichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
  • Gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikation und den gängigen MS-Office-Anwendungen
  • Erfahrung im organisatorischen und administrativen Bereich, idealerweise im Gesundheitswesen
  • Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Freude an eigenverantwortlichem Handeln
  • Freundliches und serviceorientiertes Auftreten gegenüber Patientinnen, Besucherinnen und Mitarbeiter*innen
  • Flexibilität, Zuverlässigkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit runden Ihr Profil ab
Wir bieten Ihnen
  • Zielorientierte individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
  • Tarifvertragliche Vergütung nach TV UK E5, attraktive betriebliche Altersvorsorge
  • 30 Tage Urlaub
  • Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
  • Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
  • Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Kontakt & Bewerbung

Für weitere Informationen steht Ihnen gerne Frau Schaul telefonisch unter 06221-567910 zur Verfügung.

Jetzt Organisationstalent einbringen! 

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung direkt über unser Online-Bewerbungssystem.

Klinik für Gynäkologische Endokrinologie und Fertilitätsstörungen Sekretariat Prof. Dr. med. Dr. h.c. Thomas Strowitzki Im Neuenheimer Feld 440 69120 Heidelberg 06221 56-7910strowitzki.FRAU@med.uni-heidelberg.de

Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.

Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.

Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.

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Universitätsklinikum Heidelberg

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Universitätsklinikum Heidelberg

Heidelberg

Rund 87.400 Menschen werden hier im Jahr stationär behandelt, dazu kommen über 1,2 Millionen ambulante Fälle. Getragen wird das von 14.544 Mitarbeitenden aus 133 Nationen, die in mehr als 100 Berufsbildern arbeiten. Damit ist das Universitätsklinikum Heidelberg der größte Arbeitgeber der Region.

Gearbeitet wird an mehreren Standorten in Heidelberg. Der größte ist das Neuenheimer Feld, wo Kliniken, Institute und Forschungsgebäude auf einem Campus nebeneinanderliegen; hinzu kommen Häuser in Bergheim, Rohrbach und Schlierbach. Über 50 Fachabteilungen und rund 2.589 Betten decken die Medizin in ihrer ganzen Breite ab. Die Wurzeln reichen bis 1388 zurück, als die Universität Heidelberg mit ihrer Medizinischen Fakultät gegründet wurde.

Krankenversorgung, Forschung und Lehre stehen hier nicht nebeneinander, sondern im selben Haus. Wer auf einer Station in der Pflege arbeitet, tut das dort, wo neue Therapien entstehen. Ein Beispiel ist das Heidelberger Ionenstrahl-Therapiezentrum: Seit November 2009 werden dort Tumoren mit Protonen und Schwerionen bestrahlt, und bei der Inbetriebnahme war es die erste Anlage in Europa, die beide Strahlarten anbieten konnte. Das Nationale Centrum für Tumorerkrankungen betreibt das Klinikum gemeinsam mit dem Deutschen Krebsforschungszentrum. Die Forschungsschwerpunkte liegen bei Krebs, Neurowissenschaften, Infektion und Immunologie sowie Herz-Kreislauf-Erkrankungen.

Seit dem 1. Januar 2026 hält das Klinikum die Mehrheit am Universitätsklinikum Mannheim. Beide Häuser bleiben eigenständige Rechtsträger, kommen zusammen aber auf rund 90 Fachabteilungen, etwa 2.800 Betten und mehr als 20.000 Beschäftigte. Für Bewerberinnen und Bewerber heißt das: ein zweiter Campus in Fahrweite, an dem sich Laufbahnen fortsetzen lassen.

Die über 100 Berufsbilder gehen weit über Medizin und Pflege hinaus. In den Laboren arbeiten medizinische Technologinnen, in der IT betreuen Fachleute die Systeme eines Betriebs mit über einer Million Behandlungsfällen im Jahr, und in Personal, Finanzen und Einkauf hält die Verwaltung den Laden am Laufen. Ausgebildet wird über die Akademie für Gesundheitsberufe Heidelberg, eine gemeinnützige Gesellschaft, die dem Klinikum gemeinsam mit der Evangelischen Stadtmission gehört; sie führt rund zehn Ausbildungsgänge von der Pflegefachperson bis zur Physiotherapie. Wie viele Ausbildungsplätze jährlich besetzt werden, weist das Klinikum öffentlich nicht zentral aus.

Als Anstalt des öffentlichen Rechts mit Sitz im Neuenheimer Feld untersteht das Haus den Ministerien für Wissenschaft und für Soziales des Landes Baden-Württemberg. Bezahlt wird nach Tarifvertrag. Für alle neuen Mitarbeitenden gibt es monatlich eine zentrale Einführungsveranstaltung.

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