Die Zusage ist da. Und dann kommt eine E-Mail der Personalabteilung mit einer Liste, die niemand im Vorstellungsgespräch erwähnt hat: Impfnachweis, Erlaubnisurkunde, Termin beim Betriebsarzt, manchmal ein Führungszeugnis. Wer diese Papiere erst zwei Wochen vor Dienstbeginn zusammensucht, verschiebt im schlimmsten Fall seinen Start. Dabei lassen sich die meisten davon lange vorher erledigen.
Im Gesundheitswesen ist der Papierkram vor dem ersten Tag kein Bürokratie-Ritual, sondern Zugangsvoraussetzung. Manche Nachweise entscheiden schlicht darüber, ob Sie überhaupt auf Station dürfen. Das gilt für die Assistenzärztin genauso wie für den frisch examinierten Pflegefachmann oder die MTR im ersten Job.
Der Masernnachweis: vor Beginn der Tätigkeit, nicht danach
Wer nach dem 31. Dezember 1970 geboren ist und in Kliniken, Arzt- oder Zahnarztpraxen oder in Gemeinschaftseinrichtungen wie Kitas und Schulen tätig wird, muss einen Masernimpfschutz nachweisen. Stationäre Pflegeeinrichtungen wie Pflegeheime sind von dieser gesetzlichen Nachweispflicht nicht erfasst – wer dort beginnt, sollte den Impfstatus dennoch mit dem Arbeitgeber klären. Das Infektionsschutzgesetz formuliert den Zeitpunkt eindeutig: der Nachweis ist „vor Beginn ihrer Betreuung oder ihrer Tätigkeit" vorzulegen (§ 20 Absatz 9 IfSG). Anerkannt sind unter anderem eine Impfdokumentation, ein ärztliches Zeugnis über ausreichenden Impfschutz oder über Immunität beziehungsweise eine medizinische Kontraindikation.
Praktisch heißt das: Suchen Sie den gelben Impfausweis heraus, sobald Sie sich bewerben. Nicht, wenn die Personalabteilung fragt. Zwei Masernimpfungen sind dokumentiert? Dann reicht meist eine Kopie. Ist der Ausweis verschwunden oder unvollständig, brauchen Sie einen Arzttermin – und der ist der eigentliche Zeitfresser. Ob im Einzelfall eine Titerbestimmung oder eine Nachimpfung sinnvoll ist, klären Sie mit der Ärztin oder dem Arzt Ihres Vertrauens.
Der Termin beim Betriebsarzt gehört dem Arbeitgeber
Die arbeitsmedizinische Vorsorge verwechseln viele Berufseinsteiger mit einer „Einstellungsuntersuchung", die sie selbst organisieren müssten. Das ist sie nicht. Nach § 4 ArbMedVV hat der Arbeitgeber die Pflichtvorsorge zu veranlassen, und zwar „vor Aufnahme der Tätigkeit und anschließend in regelmäßigen Abständen". Die Verordnung ist dabei streng: Er „darf eine Tätigkeit nur ausüben lassen, wenn der oder die Beschäftigte an der Pflichtvorsorge teilgenommen hat".
Wen es betrifft, steht im Anhang der Verordnung. Für Einrichtungen zur medizinischen Untersuchung, Behandlung und Pflege sind das unter anderem Tätigkeiten, bei denen es „regelmäßig und in größerem Umfang zu Kontakt mit Körperflüssigkeiten, Körperausscheidungen oder Körpergewebe kommen kann" – Stichwort Hepatitis B und C – sowie Tätigkeiten mit regelmäßigem direkten Kontakt zu erkrankten oder krankheitsverdächtigen Personen, dort unter anderem hinsichtlich Masern, Mumps, Röteln und Keuchhusten. Also: fast jeder Stationsalltag.
Ihr Job dabei ist überschaubar. Fragen Sie aktiv nach dem Termin, wenn er zwei Wochen vor Dienstbeginn noch nicht steht, und bringen Sie den Impfausweis mit. Ein Satz per E-Mail genügt: „Damit ich pünktlich starten kann – ist der Termin beim betriebsärztlichen Dienst schon eingeplant, und welche Unterlagen soll ich mitbringen?"
Die Urkunde, ohne die der Titel nicht gilt
Wer die Berufsbezeichnung „Pflegefachfrau" oder „Pflegefachmann" führen will, „bedarf der Erlaubnis" (§ 1 Pflegeberufegesetz). Ärztinnen und Ärzte brauchen die Approbation oder eine Berufserlaubnis. Diese Urkunde ist kein Zeugnis, sondern ein eigener Verwaltungsakt – und Arbeitgeber verlangen sie in der Regel im Original oder als beglaubigte Kopie zur Personalakte.
Der klassische Anfängerfehler: Das Examen ist bestanden, die Urkunde aber noch nicht ausgestellt, weil der Antrag bei der zuständigen Behörde noch läuft. Reichen Sie diesen Antrag ein, sobald es geht, und sagen Sie der Personalabteilung offen, wo Sie stehen. Häufig lässt sich der Vertrag mit einem Vermerk vorbereiten. Verschweigen ist die schlechtere Variante.
Führungszeugnis: erst bestellen, wenn es verlangt wird
Ein Führungszeugnis beantragen Sie bei der Meldebehörde Ihres Wohnsitzes oder online über das Portal des Bundesamts für Justiz, für den Online-Weg mit elektronischem Personalausweis und NFC-fähigem Smartphone. Die Gebühr beträgt laut Bundesamt für Justiz 13,00 Euro pro Führungszeugnis. Für ein erweitertes Führungszeugnis – relevant vor allem dort, wo mit Kindern und Jugendlichen gearbeitet wird – brauchen Sie zusätzlich die Bescheinigung der anfordernden Stelle nach § 30a Bundeszentralregistergesetz.
Warten Sie damit auf die konkrete Aufforderung des Arbeitgebers. Ohne dessen schriftliche Bestätigung bekommen Sie das erweiterte Zeugnis ohnehin nicht, und ein auf Vorrat bestelltes Standardzeugnis ist im Zweifel das falsche Dokument.
Die Mappe, die Sie einmal anlegen und dauerhaft nutzen
- Impfausweis (oder ärztliches Zeugnis zum Masernschutz) – gescannt und im Original griffbereit
- Erlaubnisurkunde beziehungsweise Approbation, plus zwei beglaubigte Kopien
- Prüfungszeugnis und Arbeitszeugnisse aus Praktika, Ausbildung, Studium
- Sozialversicherungsnummer, Steuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung
- Nachweise über Vorbeschäftigungszeiten – sie können bei Tarifbindung für die Stufenzuordnung zählen
Der letzte Punkt ist der, den die meisten unterschätzen. Diese Wochen zwischen Zusage und Unterschrift sind auch der Moment, in dem das schriftliche Angebot noch einmal geprüft gehört. Eine Orientierung dafür liefert unsere eigene Auswertung der aktuell auf medjobs.de ausgeschriebenen Stellen (Stand 31.08.2026): Der Median der ausgeschriebenen Einstiegsgehälter liegt bei 3.480 Euro brutto im Monat, die mittlere Bandbreite bei 2.949 bis 4.696 Euro; für die Gesundheits- und Krankenpflege sind es 3.530 Euro (3.000 bis 4.053 Euro). Aussagekräftig ist das allerdings nur bedingt – von 4.832 Stellen nannten gerade einmal 160 überhaupt eine Zahl.
Und noch etwas, das im Trubel gern untergeht: Fragen Sie, wer die Kosten für Führungszeugnis oder ärztliche Bescheinigungen trägt. Manche Häuser erstatten sie, andere nicht. Gefragt hat es fast nie jemand.